Progetto Financial Management System
Le Congregazioni religiose oggi affrontano sfide complesse: invecchiamento dei membri, difficoltà nel reperire fondi e nuove vocazioni, in un contesto globale in rapido cambiamento.
Questo progetto racconta come un intervento di change management abbia trasformato la prospettiva con cui una Congregazione guardava al proprio futuro.
È stato necessario ripensare completamente l’elaborazione e la gestione dei dati contabili, creando criteri condivisi per garantire uniformità e precisione in tutte le Province, distribuite in 23 Paesi e 5 continenti.
Il lavoro ha permesso al Leadership Team di avere finalmente una visione chiara e completa della situazione finanziaria ed economica della struttura. Grazie all’implementazione del Financial Management System, oggi la Congregazione dispone di strumenti affidabili per prendere decisioni strategiche consapevoli, orientate al raggiungimento dei propri obiettivi umanitari e pastorali.
Come nasce il progetto
Punto di partenza
Il Progetto ha preso la sua forma grazie alla visione del Leadership Team della Congregazione ed è riuscito a partire grazie al decisivo supporto di uno sponsor che ha creduto e investito importanti somme per la riorganizzazione del Finance Office e creare le condizioni per formare le risorse interne alla stessa.
Tutto nasce dall’esistenza all’interno della Congregazione di vari fattori di debolezza, tra cui la carenza delle competenze delle risorse che si occupavano di elaborare i numeri e la mancanza di qualsiasi procedura interna per gestire le informazioni contabili.
Nella fase di elaborazione previsionale, il processo di Budget copriva solo le comunità e non includeva gli istituti scolastici e le attività di ministero. La Congregazione, a livello centrale, elaborava le informazioni ricevute utilizzando un rudimentale piano dei conti che portava ad errori significativi sia nel processo di bilancio sia nel consolidamento dei conti. Le competenze del Finance Office centrale non permettevano nemmeno di comprendere eventuali mancanze nelle informazioni provenienti dalle altre Province.
Raccomandazioni Advisory Esterni
Queste considerazioni sono state esaminate in un rapporto elaborato da una nota società di consulenza inglese, che, tra il 2010 e il 2012, ha analizzato e fatto emergere i fattori di debolezza della Congregazione.
Nelle conclusioni di tale lavoro, si legge: “Il problema più significativo emerso dalla nostra analisi è il fallimento di molte province nel riuscire a produrre conti/numeri consolidati adeguati, in cui tutte le entrate, le spese e i costi e ricavi straordinari siano stabiliti chiaramente e rispondano alla linea di indirizzo fornita dal Leadership Team.”
In particolare: “la pratica diffusa di creare un’immagine errata e fuorviante sulla posizione finanziaria di ciascuna Provincia, dovuta in larga parte alla poca formazione delle risorse amministrative, non consente a livello centrale di ricevere un corretto quadro per prendere le giuste decisioni”.
Momento di confronto per trovare le giuste soluzioni
Dopo 18/24 mesi dall’avvio del lavoro si è creato un momento di confronto interno con i professionisti che si occupavano del progetto insieme al Leadership Team della Congregazione. Questo ha prodotto un documento di revisione intermedia su obiettivi già raggiunti e una serie di goals da realizzare.
Noto che i bilanci erano in gran parte irrealistici, i conti effettivi che presentavano inesattezze e incoerenze nell’uso dei principi contabili e una mancanza di riconciliazione. Si è cercato di individuare le aree di debolezza per aumentare le capacità finanziarie all’interno della comunità per gestire un progetto così ampio.
Realizzare i nuovi obiettivi in un orizzonte temporale di altri 24 mesi dalla presentazione della review intermedia.
Presentazione del Bilancio Consolidato delle Province
Dopo il sesto anno si è elaborato il primo bilancio consolidato di tutte le 19 Province in maniera automatizzata. Grazie ad un software specifico si è riusciti a elidere per la prima volta le partite infragruppo tra le province per tutti i trasferimenti intercorsi tra le stesse.
Il progetto ha consentito un minor tempo di elaborazione dei bilanci per le persone responsabili dei numeri e conseguente maggior tempo da dedicare all’analisi e alla comprensione degli stessi.
Un nuovo piano dei conti comune ha permesso di ottenere un bilancio consolidato più affidabile, in quanto, condividendo i criteri di riclassificazione, è stato possibile individuare con semplicità le partite infragruppo, oltre a fornire dei report leggibili in tutte le Province.
Presentazione del Bilancio Consolidato dei Ministeri insieme alle Province
Nell’ultimo anno del progetto si è presentato il primo bilancio consolidato dell’intera Congregazione, comprendendo anche gli istituti scolastici e le attività dei ministeri.
Anche in questo caso, tramite anche l’utilizzo di un software specifico, si sono elise le partite infragruppo, ma anche all’interno delle singole Province.
Questo ha portato un enorme passo avanti nella comprensione delle informazioni contabili, non solo al Leadership Team, che ha potuto, finalmente, comprendere il risultato complessivo della Congregazione, ma anche a livello della singola Provincia, in quanto le Province leader sono state in grado di leggere correttamente i risultati del loro Paese, senza il rischio di duplicazioni di costi e ricavi, conseguenti alla duplicazione dei trasferimenti tra ministeri e comunità.
Attuazione
Analisi dei costi
Ricerca
Soluzione
Obiettivi raggiunti
Omogeneizzazione dei Dati Contabili
Prima dell’avvio del progetto, ogni Provincia adottava criteri autonomi nella gestione contabile, rendendo complessa una visione unitaria della Congregazione.
Abbiamo analizzato le esigenze delle singole realtà e definito un piano dei conti condiviso, semplice da utilizzare e in grado di includere tutte le voci necessarie alle diverse strutture.
La creazione di un linguaggio contabile comune ha permesso al Generalato di comprendere in modo chiaro i risultati delle singole Province e di ottenere finalmente una visione completa e coerente dell’andamento economico dell’intera Congregazione.
Standardizzazione dei Processi
La gestione dei dati contabili attraverso numerosi file Excel esponeva le Province a rischi di errore e a difficoltà di controllo e collegamento tra conto economico e stato patrimoniale.
Dopo un’attenta valutazione delle soluzioni disponibili, è stato selezionato e implementato un software contabile comune, capace di garantire uniformità, affidabilità e maggiore efficienza operativa.
La standardizzazione dei processi ha rappresentato un passaggio fondamentale verso una gestione più strutturata e sicura.
Change Management
Di pari passo con l’implementazione del piano dei conti e l’implementazione del software contabile più adeguato alle esigenze della Congregazione, è stato necessario ristrutturare il ruolo del responsabile amministrativo, non solo per imparare le novità introdotte, ma soprattutto per far assumere consapevolezza dell’importanza del ruolo. Si sono quindi tenuti corsi di formazione, tavole rotonde, condivisione di manuali e best practices in giro per il mondo.
Creare le condizioni per migliorare la natura dei dati inseriti attraverso la formazione delle risorse interne.
Completezza e accuratezza dei dati consolidati
Partendo da informazioni più accurate e ricevendo file standardizzati da tutte le Province, si è potuto procedere ad un consolidamento dei dati contabili.
Al fine di presentare il risultato economico e finanziario della Congregazione in modo sempre più competo e accurato, si è proceduto alla selezione di un software che permettesse la costruzione di un bilancio consolidato chiaro e semplice da leggere, in modo da poter analizzare l’andamento, anche mediante comparazione con diverse annualità e con i budget dei diversi anni.
Implementazione di un sistema di controllo di gestione
Il progetto FMS ha davvero rivoluzionato l’approccio alla contabilità. Essa non consiste soltanto nel data entry. I numeri non sono solo la lista delle entrate e delle uscite, ma forniscono alla Provincia e alla Congregazione la chiave di lettura per capire cosa sta succedendo e cosa si può progettare (come ad esempio aprire una nuova scuola in questa Provincia, creare una missione umanitaria in quest’altra).
Una contabilità ordinata, inoltre, consente facilmente di rendicontare le donazioni ricevute, anche per singolo progetto.
Consapevolezza e strumenti per il futuro
Il progetto ha permesso alla Congregazione di rinnovarsi e affrontare con maggiore sicurezza le sfide del cambiamento. Oggi il Leadership Team dispone di strumenti chiari e affidabili per leggere i numeri, confrontare periodi diversi e prendere decisioni strategiche di medio e lungo periodo.
Sono evidenti i miglioramenti nella riduzione dei deficit tra le Province, nella corretta rappresentazione di ricavi e costi e nella produzione di report specifici per i progetti sostenuti dagli sponsor.
L’obiettivo più importante raggiunto, però, è la consapevolezza: consapevolezza del valore del lavoro delle risorse amministrative, che va ben oltre il semplice data entry; consapevolezza della vita economica della Congregazione e della capacità di autosostenersi attraverso la collaborazione tra le Province; consapevolezza che la gestione patrimoniale e finanziaria rappresenta la base imprescindibile per strutturare strategie efficaci al servizio della missione.